Comment préparer la visite d’un bureau d’entreprise ?

Références - Bureaux

Que votre projet immobilier soit à la location ou à l’achat, trouver le bureau professionnel idéal requiert l’accompagnement d’un professionnel. Un expert en immobilier d’entreprise saura vous apporter une vision éclairée du marché, de l’état de l’offre à court et moyen terme et une expertise pluridisciplinaire pour vous guider sereinement tout au long du projet.

Une première entrevue avec un consultant spécialiste tertiaire vous permettra de cadrer votre cahier des charges et d’identifier précisément vos besoins pour ces futurs locaux. Notre expert pourra dès lors vous proposer une première sélection de biens en corrélation à votre cahier des charges sur les quartiers cibles identifiés. 

La check-list des questions à poser lors de la visite de bureaux d’entreprise

Anticiper et préparer sa visite de bureaux avec une check-list précise vous permet de gagner en efficacité et en exhaustivité lors des visites. Elle est la clé du succès pour une prise de décision sereine et en toute connaissance de cause. Suivez nos conseils et trouvez le bureau d’entreprise parfait.

En amont de la visite des biens que vous aurez retenus, vous devrez lister un certain nombre de questions intrinsèques à votre projet d’entreprise, à votre activité et aux normes en vigueur. Votre consultant sera votre meilleur allié pour clarifier l’ensemble de ces sujets à vos côtés.

1 - Capacité technique des futurs bureaux

Vos nouveaux bureaux devront tout d’abord répondre à un cahier technique précis. C’est donc tout naturellement que le premier filtre de question s’orientera sur les caractéristiques techniques du bien, prioritaires et sans équivoque, pour le choix de votre bureau d’entreprise :

  • Les surfaces et espaces annexes nécessaires à l’activité, aux habitudes de travail et au bien-être des salariés : salle de réunion, phonebox, espace détente, terrasse, cafétéria…
  • La typologie du bâtiment : code du travail ou ERP. Ces classifications déterminent les effectifs d’accueil d’un établissement selon l’usage du bâtiment : bâtiment accueillant du public ou uniquement dédié à une activité salariée.
  • Le capacitaire des locaux en tenant compte prioritairement des normes de sécurité
  • In fine, la date de disponibilité vous permettra de planifier vos travaux d’aménagement, celle du déménagement de vos anciens locaux et de l’installation de vos collaborateurs dans leur nouvel espace de travail.

Parmi les autres sujets importants à cette étape, vous serez amenés à vous interroger sur le type de climatisation, la fibre au sein de l’immeuble mais également sur le stationnement, et les places avec bornes électriques. Les places de parking disponibles au sein du bâtiment font partie des sujets à valider avec votre consultant dès la première visite. Des bureaux sans stationnement pourront s’envisager en cœur de ville avec tous les transports et services disponibles. Par contre, un ratio faible en parking pourra devenir un frein pour vos collaborateurs dès lors qu’ils résident majoritairement en périphérie.

2 - Conditions financières

Une fois cette étape technique validée, vous aurez à cœur de connaître en détail les conditions financières du projet. L’ensemble des charges financières devront être prises en compte, vous permettant d’évaluer ainsi la faisabilité de votre projet. Cette enveloppe financière, tenant compte des différentes provisions pour charges, taxes foncières, honoraires, vous permettra de juger en toute objectivité de l’enveloppe budgétaire globale de cette future installation.

Une fois la valorisation du projet effectué, vous serez en mesure de prendre votre décision : un engagement aux conditions ou avec négociation auprès du propriétaire.

Dans le cadre d’une location les conditions du bail peuvent servir à cette étape de négociation. Un engagement ferme sur une durée de 6 ou 9 ans apportera une certaine sécurité à votre futur propriétaire. Dans le cas d’une prise à bail d’une surface importante de bureaux, le propriétaire sera plus enclin à entendre vos besoins et à accepter des mesures d’accompagnement. A titre d’exemple, pour des locaux dans l’ancien, il peut accepter la prise en charge de travaux d’aménagement ou une franchise de loyer pour des bureaux neufs.

En contrepartie, le propriétaire peut également être en attente de garantie financière supplémentaire de votre part, particulièrement pour les plus jeunes entreprises

Pour éviter que le volet financier ne devienne un point de tension, vous pourrez vous appuyer sur votre consultant. Il saura vous guider au mieux sur les biens en adéquation et vous apporter toute son expertise.

3 - Environnement de travail

Un espace de travail ne se résume pas à un bâtiment. Désormais la réflexion et l’attention se portent sur l’environnement immédiat de vos nouveaux locaux. Cet aspect influe directement sur les habitudes, la qualité de vie et le bien-être de vos collaborateurs.

En premier lieu, l’accessibilité et les transports sont des points cruciaux qui embarqueront l’adhésion immédiate de vos collaborateurs. Les accès pour les voitures, les voix douces pour les vélos, le métro, le tramway ou encore les lignes de bus... Ces critères sont autant de solutions auxquelles vos collaborateurs seront sensibles. Pour valider votre choix, vous pouvez également engager vos équipes dans l’aventure et leur demander de tester en situation réelle.  Ils pourront se rendre sur les lieux à leurs horaires d’embauche et aviser ainsi des bénéfices de cette nouvelle installation.

Vos collaborateurs seront également attentifs aux services à proximité : commerces, restaurants ou foodtruck. Un plus pour leur rendre la vie plus facile et agréable !

Sur l'ensemble de nos offres produits présentées sur le site, vous trouverez une carte interactive pour visualiser l'environnement immédiat du quartier. En quelques clics, vous identifierez l’ensemble des services, commerces, transport à proximité des futurs locaux d’entreprise.

Dois-je venir Seul ou accompagné pour visiter les bureaux ? 

A cette question, la réponse est ambigüe. Tout dépend en partie de votre projet d’entreprise, de sa dimension et du nombre d'employés. Nous vous conseillons de limiter le nombre d’accompagnants à un cercle restreint : direction générale, DAF, DRH, etc. Il est également intéressant de consulter en amont vos équipes. Vous identifierez ainsi les points les plus importants qui vous assureront de faire les bons choix et d’emporter leur adhésion.

Être accompagné d’un architecte, d’un bureau professionnel d’ingénierie ou d’un aménageur sera sans conteste un plus pour vous guider sur les sujets techniques et l’agencement de vos espaces.

Pour de plus petites surfaces, même si la démarche dans son ensemble reste la même, bien souvent une seule personne se chargera des visites.

Nos experts Tourny Meyer, expert de leur marché et de leur territoire, sauront vous accompagner et vous guider dans votre projet immobilier à la location comme à l’achat. Ne manquez pas les conseils avisés de nos experts.

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